Este documento estandariza los criterios internos y normativos del proceso de crédito y cartera de SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. En general, Define el perfilamiento de clientes, la asignación de cupos y las etapas de gestión de cobranza (preventiva, administrativa y jurídica). Su propósito es maximizar el recaudo, controlar el riesgo financiero y establecer responsabilidades claras para asegurar la sostenibilidad económica de la compañía

b) OBJETIVO GENERAL

Estandarizar los criterios internos y normativos aplicados en el proceso de crédito y cartera de SUPERAGRO GLOBAL S.A.S., con el fin de estructurar el estudio y perfilamiento de los clientes, maximizar la recuperación de los recursos financieros, controlar el riesgo financiero y el cobro o ejecución de cartera.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Recopilar y analizar información idónea de los clientes que realicen una solicitud de crédito, la cual permita realizar las consultas en plataformas que faciliten verificar la veracidad de la documentación aportados.
Asignar crédito acorde con las características identificadas por cliente.
Establecer los diferentes controles y la periodicidad con que se realiza la gestión de recaudo de cartera y cobranza a clientes.
Definir las etapas de los créditos otorgados y los responsables para hacer la gestión de recuperación de cartera.

1. RESPONSABLES DEL PROCESO

Serán sujetos activos responsables del cumplimiento de esta política y del debido cumplimiento del ciclo de Crédito y Cartera desde la cabeza del proceso delegada al área de Análisis de Crédito y Cartera, pasando por los Administradores de Punto de Venta , Asesores Comerciales de venta externa y los Clientes con crédito otorgado. Se describen a continuación en detalle los actores que intervienen y son garantes de este proceso:

Analistas de Crédito y Cartera
Auxiliar de Crédito y Cartera
Asesor Jurídico (para casos en proceso jurídico)
Administradores de puntos de venta
Vendedores de Punto de Venta
Asesores de Venta Externa
Clientes con Crédito Activo

2. GLOSARIO

Cliente o Contraparte: Un cliente o contraparte es una persona natural o jurídica que compra los bienes y servicios que ofrece una empresa. Se conoce como a la “otra” parte de la operación financiera. Por tanto, se denomina contraparte a cada uno de los participantes involucrados en la operación.

Cartera: designación genérica que comprende los valores o efectos comerciales y documentos a cargo de clientes que forman parte del activo circulante de la empresa.

Crédito: obtención de recursos en el presente sin efectuar un pago inmediato|, bajo la promesa de restituirlos en el futuro en condiciones previamente establecidas.

Centrales de riesgo: entidades de carácter privado especializadas en el almacenamiento de datos acerca del comportamiento de pago en las obligaciones de las personas naturales o jurídicas. En estas bases de datos se registran no sólo las situaciones de incumplimiento sino la historia crediticia de quienes atienden sus obligaciones oportunamente.

Capacidad de Crédito: Límite cuantitativo de crédito de una persona o empresa, o nivel de endeudamiento que puede soportar, considerando su patrimonio y sus ingresos periódicos.

Carta de Instrucciones: Documento formal que establece directrices o pasos a seguir en la ejecución de un proceso, asegurando claridad en las responsabilidades y procedimientos involucrados.

Cobranza: Conjunto de actividades que se desarrollan con el fin de recuperar la cartera u obtener el pago de las acreencias por parte de los clientes.

Embargo: Medida cautelar o preventiva cuyo fin es limitar el dominio de los bienes muebles e inmuebles con el fin de impedir el traspaso o gravamen de los mismos y así garantizar el cabal cumplimiento de la obligación crediticia.

Factura electrónica de Venta: Comprobante comercial que detalla la transacción de bienes o servicios entre un vendedor y un comprador, incluyendo información sobre precios, impuestos y condiciones de pago.

Pagaré: Documento financiero que representa una promesa de pago, en el que el deudor se compromete a cancelar un monto específico en una fecha determinada, bajo condiciones previamente acordadas.

Plazo: Condición de pago establecida en días en la factura de venta, periodo de tiempo pactado para determinar el vencimiento o fecha límite para cumplir con la obligación adquirida en la compra de mercancías a crédito.

Cupo: Valor aprobado que SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. le otorga a un cliente para realizar compras de insumos agrícolas.

Descuento financiero: Incentivo otorgado a los clientes por pago oportuno de sus créditos.

Intereses moratorios: Es aquel valor al que el deudor (cliente) queda obligado desde el momento en que se produce el retraso en el cumplimiento del pago de la obligación.

Negociación /Acuerdo de pago: proceso interactivo mediante el cual, dos o más actores en una situación de interdependencia y con intereses en conflicto, buscan maximizar sus beneficios individuales a través de un acuerdo.

Titulo Ejecutivo: Constituye título, el documento, contrato o título valor donde conste una obligación clara, expresa y exigible, con el fin de conseguir el cumplimiento ante autoridad judicial.

Riesgo crediticio: es la posible pérdida que asume la empresa como consecuencia del incumplimiento de pago por parte de los clientes, en sus obligaciones adquiridas en acuerdos financieros.

Rotación de cartera: es un indicador financiero que mide la eficiencia con la que la empresa convierte sus cuentas por cobrar en efectivo. Se expresa en días y refleja el tiempo promedio que tarda en recuperar el dinero de sus ventas a crédito.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

La implementación de esta política se alinea con requisitos de la legislación colombiana y normas internacionales, especialmente las establecidas en la constitución política, la ley 84 de 1873 actual Código Civil y la ley 1564 de 2012 Código General del Proceso, asegurando que todas las acciones sean legalmente fundamentadas, éticas y responsables. La política de Crédito y Cartera establecida por SUPERAGRO GLOBAL S.A.S., se enmarca dentro de algunas normas que se tienen en cuenta:

Normas Financieras y Comerciales

– Decreto 410 de 1971 por el cual se expide el Código de Comercio que regula principalmente las relaciones comerciales y de índole mercantil entre comerciantes y sociedades, también regula lo pertinente a los títulos valores como garantía en obligaciones crediticias así, pagares, cheques , letras de cambio entre otros.

– Ley 1231 de 2008 (Ley de Factoring), así como sus decretos reglamentarios 2669 de 2012, el cual regula la actividad de las empresas de factoring y el decreto 1219 de 2014 por medio del cual se dispuso la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades de igual forma la presente ley desarrolla el marco legal para la cesión de cartera y el financiamiento de cuentas por cobrar.

Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia.

– Circular Básica Jurídica. Sobre administración del riesgo crediticio y gestión de cartera. Manual de instrucciones y circulares que estipulan los lineamientos para la gestión de riesgos, revisión y seguimiento de cartera.

– Recomendaciones sobre límites de crédito, políticas de cobranza y manejo de cartera vencida.

Normas Tributarias y Contables

– Estatuto Tributario. Regula la facturación, retención en la fuente y obligaciones fiscales en operaciones de crédito.

– Normas de la DIAN sobre facturación electrónica. Aplicables a la gestión de cartera y cobro de cuentas por cobrar.

– NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera). Establecen criterios contables para el reconocimiento de ingresos y provisión de cartera.

Normas de Protección al Consumidor

– Ley 1328 de 2009. Protección al consumidor, estableciendo derechos y deberes en operaciones de crédito.

– Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor). Regula las condiciones de contratación y cobro en relaciones comerciales.

– Ley 2300 de 2023 (“Ley dejen de fregar”). Protege el derecho a la intimidad de los consumidores estableciendo los canales, horarios y periodicidad en que pueden ser contactados para gestiones de cobranza. Aplica a todas las personas naturales y jurídicas que adelanten cobranza de forma directa, por terceros o por cesión de la obligación.

4. DEBERES DE LOS ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

Clientes

Cumplir con las condiciones estipuladas por SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. para acceder o mantener crédito.
Suministrar información veraz, suficiente y actualizada
Informar oportunamente sobre cambios en sus datos.
Firmar y aceptar las políticas de Crédito y Cartera.
Cumplir con las obligaciones de crédito adquiridas.
Revisar los términos y condiciones del crédito adquirido.

Administradores de Punto de Venta, Vendedores y Asesores Comerciales

Realizar el acercamiento inicial y la actualización con los clientes

Validar los requisitos de apertura o actualización de créditos.
Recopilar información detallada respecto del comportamiento comercial y personal del Cliente.
Transmitir dicha información y documentación al área de Crédito y Cartera.
Apoyar el recaudo de cartera según programación y presupuestos mensuales

Área de Crédito y Cartera

Recepción y validación del cumplimiento de los requisitos para efectuar el análisis de crédito
Consulta en centrales de riesgo y demás plataformas disponibles para verificar historial crediticio y validación de los documentos presentados por el cliente.
Identificar la posición financiera del cliente
Registro de la documentación e información contenida del expediente del crédito en el sistema operativo SAI OPEN, controlando y verificando la calidad de la información.
Seguimiento y control de los créditos desde el inicio de colocación hasta la cancelación del mismo
Realizar auditorías periódicas a clientes crédito, puntos de venta y Asesores comerciales, según programación y directrices internas
Ejecutar y monitorear la gestión de cobranza de los puntos de venta y los asesores comerciales periódicamente (semanal, quincenal, mensual, y anual), a través de la elaboración de los presupuestos mensuales de recaudo.
Monitorear y contrastar con clientes crédito regulares y morosos, tanto a titular como codeudor, según corresponda, la coincidencia o novedades en los saldos de cuentas por cobrar.
Crear estrategias de recaudo que contribuyan a la efectividad de la captación del recaudo
Dar soluciones inmediatas como reprogramación, refinanciación o cobranza judicial de los créditos vencidos que tienen problemas en su flujo de caja o improbabilidad de pago
Brindar información al cliente sobre las condiciones de uso y manejo del crédito.

Nota: La actualización de la información de los clientes deberá realizarse como mínimo una vez al año por todas las partes involucradas.

5. DOCUMENTOS PARA LA SOLICITUD DE CRÉDITO

El análisis de crédito y el potencial otorgamiento de cupo de crédito a personas naturales o jurídicas se deberá efectuar mediante el análisis de la información suministrada por el cliente, anexando los formatos preestablecidos.

El cliente potencial tiene como compromiso la entrega de los documentos descritos a continuación:

Identificación y legales

Formato de vinculación diligenciado y firmado.
Pagaré firmado y carta de instrucciones firmada.
Anexo SAGRILAF diligenciado y firmado.
Copias de cedulas de ciudadanía titular, codeudor, representante legal para persona jurídica y codeudor.

Financieros y tributarios

Copia de la última declaración de renta presentada (Si aplica).
Registro único tributario-RUT con fecha de generación no mayor a 30 días.
Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio correspondiente, con expedición no mayor a los 30 días.
Estados financieros debidamente firmados por contador público, representante legal y revisor fiscal cuando exista la obligación, adjuntando Tarjeta profesional y certificado de antecedentes (Si aplica).

Comerciales y complementarios

Copias de las cartas de propiedad de vehículos para titular y codeudor (Si aplica).
Certificados de tradición y libertad de propiedades a nombre propio o codeudor, con vigencia no mayor a 7 días calendario.
2 referencias comerciales y bancarias vigentes.
Registro ICA (Documento oficial de autorización para la comercialización de insumos agrícolas) para clientes dealers.

6. RESERVA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS

Los documentos firmados para la autorización de consulta en las diferentes plataformas y centrales de riesgo, se encuentran tratados y protegidos por la Política de Tratamiento de Datos Personales de SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. la cual puede ser consultada en https://superagroglobal.com/politica-de-tratamiento-de-datos/, y según lo establece la Ley 1581 del 2012, Decreto 1377 de 2013. Por lo tanto y con la reserva que requiere la información suministrada, estos documentos serán resguardados, y conservados bajo estricta CONFIDENCIALIDAD, dado que forman parte del archivo administrativo y de gestión interna de la compañía. Esta medida garantiza la trazabilidad de la documentación y el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la consulta de información.

7. ESTUDIO DE CRÉDITO (SCORING)

Posterior a la recolección y validación de documentos, se procederá con la consulta en las diferentes plataformas disponibles para verificar la actividad comercial del cliente y sus codeudores. SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. confrontara la información en las siguientes plataformas:

DATACREDITO
CENTRALES DE RIESGO
SUPERINTENDECIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
REGISTRO UNICO NACIONAL DE TRÁNSITO (RUNT)
CONSULTAS EN LISTAS DE SISTEMA SAGRILAFT
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO (SI APLICA)
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES (SI APLICA)
CONSULTA DE PROCESOS/DEMANDAS EN LOS APLICATIVOS Y PAGINAS WEB DISPUESTAS POR LA RAMA JUDICIAL.
CAMARAS DE COMERCIO.
SECRETARIAS DE TRANSITO DISTRITAL Y DEPARTAMENTALES.
REPORTE DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DISTRITAL Y MUNICIPALES.

Luego de realizar las consultas, el Analista de Crédito y Cartera, emite concepto por escrito sobre el formato establecido, referente a la verificación realizada en los siguientes ítems:

Puntaje en centrales de riesgo
Registro de propiedad finca raíz y vehículos (Deudor y codeudor)
Definición de capacidad de endeudamiento
Asignación de cupo de crédito y plazo

Los Datos Personales de los clientes y/o clientes prospectos se tratarán por SUPERAGRO GLOBAL S.A.S., conforme lo indica su Política de Tratamiento de Datos en su numeral 10.5: “Realizar consultas y reportes de antecedentes comerciales, reputacionales, eventuales riesgos de relacionamientos asociados a fraude, lavado de activos y financiación del Terrorismo.”

8. APROBACIÓN, AUMENTO O NEGACIÓN DE CUPO DE CRÉDITO

SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. se reserva el derecho de otorgar, aumentar o rechazar el cupo de crédito asignado a un cliente, basándose en el estudio realizado. En caso de aprobación o aumento, el cliente será notificado mediante comunicación formal de la cual detalla las condiciones y requerirá firma como constancia de conocimiento y conformidad con esta política.

El cupo asignado al cliente estará sujeto a modificaciones como: aumento, disminución, cancelación y/o restructuración en general de las condiciones iniciales pactadas, de acuerdo con el comportamiento de pago y solicitudes debidamente soportadas por el cliente.

Condiciones para Aumento de Cupo de crédito: El cliente que por solicitud directa tenga la necesidad de aumentar su cupo de crédito inicialmente asignado, estará Sujeto a las siguientes condiciones:

Verificación y Actualización de Requisitos Externos:
Consulta en Centrales de Riesgo: Realizar un nuevo estudio en Datacrédito tanto del cliente titular como de sus codeudores para evaluar niveles de endeudamiento actuales, capacidad libre o reportes negativos.
Estudio de Codeuduría: Validar la vigencia del respaldo. Ante aumentos de cupo, la política exige y prioriza la inclusión de codeudores calificados para mitigar el riesgo de la obligación.
Estudio de Tradición y Libertad: Solicitar y analizar certificados de libertad actualizados (tanto del titular como del codeudor). Se debe realizar una lectura minuciosa para confirmar:
Que las propiedades sigan a nombre del solicitante (evitar casos de venta, insolvencia o traspasos familiares).
La inexistencia de medidas cautelares, embargos recientes o afectaciones a patrimonio de familia (ya que estas últimas invalidan el predio como garantía real).

Nota: Las hipotecas vigentes son aceptables bajo la figura de remanente judicial.

Evaluación del Comportamiento Interno
Análisis del Hábito de Pago: Revisar detalladamente el historial de trayectoria interna del cliente dentro de la plataforma de la empresa.
Se debe comprobar si el comportamiento de sus pagos anteriores se ha mantenido en rangos normales de vencimiento o si ha presentado desviaciones críticas.
Formalización y Registro en el Sistema
Registro de Novedades (Sin comunicación física): El aumento de cupo no requiere de un comunicado físico o documento externo enviado al cliente.
Anotación Paramétrica: El Analista de Cartera (único rol autorizado para modificar terceros junto con asistencia) modificará el cupo en el sistema e insertará obligatoriamente una nota histórica detallada con la fecha exacta, justificación del aumento, actualización de papelería y firmas de codeudores recibidas.

Nota de Control Interno: En situaciones excepcionales y por directriz de la Gerencia General o de Ventas, si se autoriza el aumento de cupo a un cliente con historial irregular o «mal hábito», se deberá asegurar el riesgo exigiendo hasta dos o tres codeudores solventes que cuenten con capacidad e inmuebles individuales aptos para un eventual proceso coactivo. A su vez SUPERAGRO GLOBAL S.A.S., por las verificaciones anteriores y de manera unilateral, podrá aumentar el cupo inicialmente pactado, teniendo en cuenta esta decisión apoyada en el concepto de sus Analistas de crédito y Cartera.

9. INFORMES E INDICADORES DE GESTIÓN

Son los parámetros utilizados para monitorear el cumplimiento de los objetivos y metas trazados por la empresa, y muestran de forma cuantitativa el desempeño; además permiten tomar acciones correctivas y preventivas para minimizar el riesgo crediticio

La gestión de cobro de la cartera en SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. se mide a través del cumplimiento de los presupuestos mensuales de recaudo, socializados internamente con Analistas de Crédito y Cartera, Administradores de Puntos de Venta, Asesores Comerciales, y las demás partes involucradas de tal forma que la información se da a conocer a los interesados de manera oportuna, completa y con el suficiente tiempo de anterioridad, para que se inicie de su parte, la gestión de cobro hacia los clientes.

El número de clientes por crédito asignado será también un factor de medición el cual nos permite identificar la atracción para nuestro segmento de mercado, también, nos permite identificar la dispersión demográfica de esta población, y la aprobación o negación de crédito.

Estas cifras serán dadas a conocer ante la Gerencia General una vez por mes, en donde se realizará la presentación de los siguientes indicadores:

Porcentaje de Proyección de recaudo mensual
Porcentaje de cumplimiento en el presupuesto mensual de recaudo por PDV y por Asesor
Valorizado general de edades de cartera
Número de solicitudes recibidas
Porcentaje de cumplimiento en evaluación de reportes SAGRILAF
Número de créditos aprobados
Número de créditos negados
Porcentaje de plazos de crédito aprobadas
Dispersión demográfica de asignación de crédito
Tasa de recuperación de cartera por etapa de cobranza (preventiva, administrativa, perjudica y jurídica)
Porcentaje de acuerdos de pago cumplidos vs. incumplidos en el mes
Número de casos escalados a cobro jurídico en el mes y valor total comprometido
Provisión contable de cartera vencida según su antigüedad, en coordinación con el área contable y alineado con las NIIF ya referenciadas en esta política.
Levantamiento de actas de reuniones mensuales
Cantidad y efectividad de la gestión de venta en campo (Venta externa)
Efectividad de recorridos, tiempos y distribución de jornada laboral

10. MONITOREO Y CONTROL ÁREA DE CRÉDITO Y CARTERA

Son propias del Área de Crédito y Cartera de SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. el monitoreo y control de cartera por medio de las siguientes actividades:

Seguimiento y control de los créditos desde su colocación hasta la cancelación del mismo
Realizar auditorías periódicas a clientes Dealers a cargo de los Asesores comerciales de Venta Externa y contrastar la información con el sistema.
Realizar auditorías periódicas sobre Agricultores clientes de Punto de venta a cargo de los Administradores de PDV y contrastar la información con el sistema.
Realizar proceso de actualización de la información de los clientes crédito, una vez al año.
Ejecutar y monitorear la gestión de cobranza y de recaudo de los Puntos de Venta y los Asesores Comerciales periódicamente (semanal, quincenal, mensual, y anual), a través de la elaboración y comunicación de los presupuestos mensuales a cada uno de los responsables de esta actividad.
Monitorear y contrastar con clientes crédito regulares y morosos, tanto a titular como codeudor, según corresponda, la coincidencia o novedades en los saldos de cuentas por cobrar.
Efectuar un control permanente durante todo el ciclo de la obligación, iniciando con el control en la venta y culminando con la efectividad del pago.
Se realizará seguimiento a las principales variables que conforman la cartera de la empresa, esto es: vencimientos, niveles de rotación, casos en proceso jurídico.
Una vez recibida la factura de venta en la oficina principal y transcurrido un término de 30 días calendario, se efectuará el seguimiento para verificar la recepción y contabilización de esta, además de conciliar los valores registrados por el cliente.

Se solicita establecer a partir del día 10 de cada mes enviar la información del estado de cuenta a cada cliente a través de mensaje de texto o WhatsApp para el caso de los clientes PDV y en el caso de los clientes Dealers a través de correo electrónico. Nota La información debe estar al día en el sistema SAI OPEN

11. CONTROL DOCUMENTAL

El control, se extiende a todas las sucursales de la organización y es aplicable su estricto cumplimiento respecto del control ejercido sobre los documentos exigibles para la gestión de cobro; dentro de los documentos a controlar durante el proceso de la venta a crédito se encuentran relacionados los siguientes:

Factura electrónica de venta generada del sistema SAI OPEN: la factura de venta impresa debe cumplir con los siguientes requisitos: Datos personales del cliente, Fecha de emisión y fecha de vencimiento, consecutivo según Resolución DIAN, forma de pago, Descripción de productos, cantidades, precios, impuestos, descuentos o bonificaciones, Valor bruto, impuestos o bonificaciones, método de pago y neto a pagar, Firma con número de documento del cliente, Código Único de Facturación Electrónica (CUFE).

Transmisión en línea de Facturación electrónica: El Administrador de Punto de Venta es responsable de realizar la transmisión digital de las facturas electrónicas de toda venta realizada a diario, desde el sistema SAI OPEN con su usuario del sistema. Este procedimiento se exceptúa en los casos en que las condiciones de red (fallas de conectividad) no lo permitan, sin embargo, el procedimiento debe realizarse tan pronto retorne la normalidad del servicio.

Condiciones físicas de documentos de venta: el documento impreso de factura de venta crédito, además de cumplir totalmente con la descripción del apartado anterior, deberá cumplir con los siguientes aspectos: legibilidad, limpieza, archivo y custodia apropiado del documento.

Recibos de Caja: Cuando los clientes crédito realicen pagos parciales o totales de facturas a crédito, los encargados de Punto de Venta son responsables y están encargados de diligenciar el respectivo recibo de caja del dinero o transferencia recibida, entregar una copia al cliente, y realizar, el registro en el sistema SAI OPEN. En el caso de los Asesores Externos, deberán realizar el diligenciamiento de este documento y la entrega de copia al cliente.

Los Administradores de PDV y los Asesores externos deben hacer llegar esta documentación a la sede principal a la mayor brevedad, y en las condiciones físicas señaladas en el apartado anterior.

Envío y Correspondencia de documentos: El envío de documentos emitidos durante cada mes (facturas, recibos de caja, Formatos de vinculación de clientes) correspondientes al proceso de Crédito y Cartera, deberá realizarse de manera mensualizada con fecha límite máxima los 15 primeros días de cada mes, o al siguiente día hábil de esta.

Recepción de documentos: una vez recibida la documentación, el Área de Crédito y cartera realiza la correspondiente verificación con el reporte arrojado por SAI OPEN, de tal forma que se compara la información entre los datos de este sistema y los documentos físicos. En caso de encontrar diferencias entre los datos y los documentos, se solicitará formalmente al responsable por medio de correo electrónico, el documento pendiente o la justificación de la novedad.

Archivo de documentos: Se procederá con la guarda de los soportes, tan pronto se termine la validación de los mismos.

12. GESTION DE COBRANZA

La gestión de cobranza comprende un conjunto de acciones preventivas, administrativas y legales orientadas a garantizar el recaudo oportuno de las obligaciones adquiridas por los clientes. Este proceso busca recuperar la cartera vencida, preservar relaciones comerciales saludables y fortalecer la imagen institucional de SUPERAGRO GLOBAL S.A.S.

Los medios implementados para la gestión de cobranza incluyen:

Envío de comunicados escritos notificando el estado de cuenta.
Llamadas telefónicas.
Visitas presenciales al cliente.
Reporte a centrales de riesgo.
Ejecución legal del cobro en caso de incumplimiento.

Cumplimiento Ley 2300 de 2023 en las Comunicaciones De Cobranza

Todos los medios de cobranza enumerados anteriormente deberán ejercerse en estricto cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, que aplica a todas las personas naturales y jurídicas que realicen gestión de cobranza en Colombia, incluyendo empresas del sector comercial como SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. Las reglas mínimas de cumplimiento son:

Horarios permitidos: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. Queda prohibido cualquier contacto los domingos y días festivos.

Frecuencia máxima: una sola vez por día y no por más de un canal dentro de una misma semana.

Canales autorizados: solo se podrá contactar al cliente por los canales que él haya autorizado previamente. Queda prohibido contactar referencias personales, familiares o compañeros de trabajo del deudor.

Las visitas presenciales al cliente solo podrán realizarse cuando el cliente las haya autorizado expresamente. Se prohíben las visitas no consentidas al domicilio o lugar de trabajo. Toda visita debe quedar registrada en SAI OPEN (sistema operativo de gestión empresarial) con fecha, responsable y resultado.

Segmentación de Cartera por Perfil y Monto:

La cobranza no debe aplicarse con la misma intensidad a todos los clientes. Se recomienda diferenciar la gestión según el perfil y el monto de la deuda: (a) Clientes Dealers es decir un cliente de SUPERAGRO GLOBAL S.A.S. que no utiliza los insumos para uso propio si no para revender con cartera de alto valor: gestión personalizada con visita y acuerdo formal; (b) Clientes PDV (Puntos de venta), (agricultores) con cartera de monto menor: seguimiento por canales digitales con menor intensidad de contacto. La clasificación permite optimizar recursos y enfocar esfuerzos donde el impacto de recuperación es mayor[AP26] .

Gestión Preventiva

Los Analistas de Cartera, Administradores de Punto de Venta, Vendedores y Asesores comerciales iniciarán un mes antes del vencimiento de la factura, mediante recordatorios proactivos al cliente sobre su compromiso de pago. Esta etapa se alinea con los presupuestos de vencimientos definidos mensualmente por el área de crédito y cartera.

Protocolo mínimo de contacto en esta etapa: El gestor debe contactarse mediante llamada telefónica o mensajería de WhatsApp indicando el motivo del contacto, informar el saldo pendiente y la fecha de vencimiento, y dejar constancia del contacto por medio de mensajería WhatsApp y registros internos como evidencia. El trato debe ser respetuoso y libre de expresiones intimidantes.

Gestión administrativa

Al alcanzar el día de vencimiento de la factura, y si no se ha recibido el pago, El Área de Crédito y Cartera realizará el cobro formal a través de una carta comercial al cliente. En paralelo, se estructuran acuerdos de pago que permitan la normalización voluntaria de la obligación.

Protocolo mínimo de contacto en esta etapa: La carta comercial debe incluir: saldo total en mora, fecha de vencimiento original, valor de intereses causados y alternativas de pago disponibles. El cliente debe dar respuesta expresa aceptando o rechazando las condiciones propuestas, y dicha respuesta debe quedar registrada en SAI OPEN.

Gestión Pre-jurídica

Cuando la factura alcanza más de 30 días en mora, se inicia el proceso prejurídico. Se genera la liquidación de intereses moratorios según el tope legal (1.5 veces el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera), se notifica al cliente sobre el posible reporte negativo en centrales de riesgo y se advierte sobre la transición a cobro jurídico en caso de persistir la deuda.

Protocolo mínimo y acuerdos de pago incumplidos: La liquidación de intereses y la notificación al cliente deben constar por escrito y quedar en SAI OPEN (sistema operativo de gestión empresarial). Si el cliente firma un acuerdo de pago y lo incumple, se declarará el incumplimiento formal del acuerdo, se reliquidarán los intereses moratorios desde la fecha de incumplimiento, el cliente perderá cualquier beneficio o condición pactada, y la obligación escalará automáticamente a Gestión Jurídica sin necesidad de nueva notificación.

Gestión jurídica

A partir de los 90 días de vencimiento, si el cliente no ha cumplido con el pago ni ha establecido un acuerdo válido, se activa el proceso de cobro judicial conforme a los mecanismos legales vigentes, formalizando el reporte negativo en centrales de riesgo.

Todas las gestiones deben quedar registradas en el sistema SAI OPEN para garantizar trazabilidad y control documental.

13. CONDICIONES ESPECIALES DE VENTA A CLIENTES EN MORA Y/O SOBRECUPO

En caso de que el sistema identifique falta de disponibilidad en el cupo asignado y/o cuentas por cobrar a clientes y que supere el tiempo de vencimiento en la facturación a crédito, quedará bloqueada automáticamente en la plataforma SAI OPEN, el departamento de Crédito y Cartera permite trabajar con las 3 variables de condicionamientos descritas a continuación:

Ejecución del recaudo inmediato para dar continuidad a la venta

Condición 100/100: Del 100% del valor percibido en recaudo de cartera en mora, se habilitará facturación por un valor igual o menor al pago ejecutado. Aplicable a clientes con rangos de cartera que presenten vencimiento entre 30 y 90 días contados a partir de la fecha de vencimiento de la factura.

Condición 100/70: Del 100% del valor percibido en recaudo de cartera en mora, se habilitará facturación por el 70% o menos del pago ejecutado. Aplicable a clientes con rangos de cartera que presenten vencimiento entre 180 días contados a partir de la fecha de vencimiento de la factura y que cuenten con acuerdo de pago debidamente firmado.

14. DESCUENTOS POR PRONTO PAGO

Se otorgará descuento por pronto pago a clientes con crédito otorgado por SUPERAGRO GLOBAL S.A.S., si cumple las siguientes condiciones:

3% de descuento si paga entre el día 1 y el día 30 desde la fecha de emisión de la factura para el crédito Importante: aplica únicamente para productos de protección y fertilizantes foliares.
1. 2% del día 31 hasta el día 60 desde la fecha de emisión de la factura.
1. 1% del día 61 y hasta el día 90 desde la fecha de emisión de la factura.
Los descuentos superiores al 3% deberán ser autorizados por la gerencia general bajo comunicación directa al área de Crédito y Cartera.
Para campañas de descuentos especiales, el área de Crédito y Cartera informará formalmente por correo electrónico los tiempos y porcentajes que aplican.
Los descuentos financieros se aplican antes de impuestos.
El descuento se aplica únicamente cuando la factura se esté cancelando en su totalidad.
Para las ventas generadas de contado el descuento se aplica en la Factura electrónica de Venta, de acuerdo con las listas vigentes de precios.

OBSERVACIÓN: Al identificar descuentos adicionales no autorizados por el departamento de Crédito y Cartera no se reconocerán y se informara al área de gestión humana para tramitar con el Administrador del Punto de Venta los respectivos descargos formales.

15. MEDIOS DE CONTACTO

Para garantizar la comunicación con nuestros clientes, SUPERAGRO GLOBAL S.A.S dispone de los siguientes canales de atención:

Correo electrónico: credicartera@superagroglobal.com
Oficinas: Mz 5 Bg 50 Parque Industrial del Norte Vda San Onofre Cómbita.
Celular: 320 4010766

16. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política de Crédito y Cartera está sujeta a cambios y o modificaciones que serán informadas debidamente y estará vigente en su versión 1 a partir del 25 de mayo de 2026 fecha en la cual fue aprobada por la Gerencia General de SUPERAGRO GLOBAL S.A.S.

Firmas de Autorización
	ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
FIRMAS:	Firmado en Original	Firmado en Original	Firmado en Original
NOMBRE:	– Dalia Idalid Rodriguez – Luis Carlos Catolico	Esperanza Melgarejo Perez	Hipolito Sandoval Pinzón
CARGOS:	Analista de Crédito y CarteraAnalista de Procesos	Gerente Administrativa	Gerente General

Control de Versiones
No. Versión	Fecha modificación	Aspecto Modificado	Descripción de Cambio	Estado documento
1.0	25-05-2026	N/A	Elaboración del documento	Implementación